Seminarteilnehmer haben bestimmte und meist auch hohe Erwartungen an ein Seminar. Daher ist es für den Organisator immer eine gewisse Herausforderung, ein Seminar richtig und den Anforderungen entsprechend zu planen und umzusetzen. Wenn Sie gerade vor dieser Aufgabe stehen, haben Sie wahrscheinlich bereits Ideen und bestimmt auch einige Fragen im Kopf. Anhand der folgenden Tipps in sollte Ihnen die perfekte Organisation gelingen.
Die grundlegenden Schritte für die Planung einer Schulung, Tagung oder eines Seminars fürs Team sind in der Regel immer gleich. Die folgenden Punkte sollten auf Ihrer Checkliste für die Organisation nicht fehlen, damit Ihre Tagung ein Erfolg wird.
Zeit, Ort und Zielgruppe der Schulung festlegen
Im ersten Schritt sollten Sie genau festlegen, was das Ziel der Schulung ist und welche Themen behandelt werden sollen. Im nächsten Schritt können Sie bereits einen Entwurf für die Agenda erstellen, die Sie dann im Detail noch bis zur Einladung anpassen können. Darüber sollten Sie so früh wie möglich das Datum und die Zeit sowie den Ort für die Veranstaltung bestimmen.
2. Einladung versenden
Je früher Sie die Einladungen verschicken können, desto besser. Somit können die Teilnehmer rechtzeitig planen und den Termin bestätigen oder absagen.
3. Tagungsraum buchen
Sobald Sie anhand der Termineinladungen und Rückmeldungen abschätzen können, wie viele Personen teilnehmen werden, können Sie einen geeigneten Tagungsraum buchen. Eine gute Auswahl für Tagungsräume Düsseldorf finden Sie hier.
4. Verpflegung
Denken Sie an warme und kalte Getränke sowie Snacks für Ihre Teilnehmer. Häufig können Sie auch direkt im Seminarhotel verschiedene Verpflegungsoptionen buchen, oder Sie beauftragen einen Catering-Service, falls die Tagung länger dauert.
5. Utensilien bereitstellen
Erstellen Sie, falls sinnvoll, für alle Teilnehmer Namensschilder. Darüber hinaus werden die Teilnehmer wahrscheinlich einen Notizblock sowie einen Stift benötigen. Legen Sie alle Utensilien sowie die Agenda kurz vor der Veranstaltung auf die einzelnen Plätze. Viel Erfolg!
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